Гости на месте: как поддерживать с ними связь во время мероприятия?

Итак, ваше мероприятие в самом разгаре. Гости прибыли, прошли регистрацию, атмосфера накаляется. Но вот возникает вопрос, с которым сталкивается каждый организатор: как эффективно общаться с посетителями уже после того, как они оказались на площадке? Как ненавязчиво, но надежно доносить важную информацию – будь то изменение в расписании, напоминание о начале доклада или просто анонс интересной активности? Поддержание связи с аудиторией здесь и сейчас – важная часть создания комфортного и управляемого события.

Существуют разные подходы к решению этой задачи, и у каждого есть свои особенности. Давайте рассмотрим самые распространенные.

Привычные способы: плюсы и минусы

Объявления со сцены:

Классический метод. Ведущий или спикер делает анонсы для аудитории, собравшейся в зале.
В чем плюс? Прямой контакт, возможность донести информацию до тех, кто сейчас слушает. Подходит для ключевых моментов.
Где сложности? Легко пропустить, если гость отошел, увлечен разговором или находится в другой зоне. Частые объявления могут раздражать и прерывать программу или нетворкинг. Не подходит для сегментированных сообщений.

Чат или канал в мессенджере (например, Telegram):

Создается специальный канал/чат, куда публикуются все новости и апдейты.
В чем плюс? Информация сохраняется, можно прикрепить файлы, гости могут общаться (если это чат).
Где сложности? Требует от гостей дополнительных действий: найти канал, подписаться. Уведомления могут теряться в потоке других сообщений или быть отключены пользователем. Не все гости используют нужный мессенджер. Сложно быть уверенным, что критически важное сообщение увидят вовремя.
Оба эти способа имеют право на существование и часто используются. Однако они не всегда закрывают потребность в оперативной, гарантированной и при этом ненавязчивой коммуникации со всеми участниками на площадке.

Наш подход в Edenkit: Интегрированное решение через приложение

Сталкиваясь с этими вызовами при организации и поддержке мероприятий, мы в Edenkit искали способ сделать коммуникацию более надежной и удобной как для организаторов, так и для гостей. Мы пришли к выводу, что оптимальным решением является мобильное приложение мероприятия.

Центральным инструментом для оперативной связи в нем мы сделали push-уведомления. Почему?

Прямое общение: Уведомление приходит непосредственно на экран смартфона, его сложнее пропустить, чем сообщение в общем чате или объявление со сцены. Это позволяет оперативно информировать об изменениях или важных моментах.

Единое решение: Вся ключевая информация (программа, спикеры, карта, новости, документы) уже собрана в приложении. Push-уведомление может вести прямо на нужный раздел, гостю не нужно искать информацию где-то еще.
Конечно, сама по себе идея приложения не нова. Важно было сделать его доступным и удобным для организаторов:

Без разработки и магазинов приложений: Мы понимали, что не у всех есть ресурсы или время на создание и публикацию отдельного приложения. Поэтому в Edenkit приложение для конкретного события генерируется автоматически на основе загруженного контента (программы, спикеров и т.д.) и готово к работе почти моментально. Его не нужно размещать в App Store или Google Play.

Доступность для гостей: Мы предусмотрели и веб-версию, которая работает в браузере, для тех, кто предпочитает не устанавливать приложение на телефон. Установка нативной версии также упрощена – обычно это делается в два клика прямо с лендинга мероприятия.

Брендинг организатора: И, конечно, важный аспект – приложение полностью оформляется в стиле мероприятия или компании-организатора. Гости видят знакомый логотип и цвета, что создает целостное восприятие бренда. Платформа Edenkit при этом остается под капотом.

Вместо выводов

Выбор инструментов для коммуникации на мероприятии всегда зависит от его формата, аудитории и задач организатора. Можно использовать объявления со сцены для самых важных моментов, можно создать чат для неформального общения.

Мы в Edenkit предлагаем рассмотреть интегрированный подход через мобильное приложение как способ решить задачу оперативного информирования, собрать всю информацию в одном месте и сделать это под брендом организатора, без лишних технических сложностей. Наличие удобного и надежного канала связи с гостями во время события – это то, что помогает сделать его более организованным и комфортным для всех участников.